Een congres in een conferentie-centrum, of in de buitenlucht bij een vuurkorf? Het zakelijke festival is het helemaal!
De nieuwe evenementenlocatie Vliegveld Twenthe zet stevig in op meerdaagse zakelijke festivals. Stel je voor: een groot podium met de hele dag door diverse sprekers, omringd door kleinere podia en zaaltjes voor workshops en andere subsessies. Een horecaplein waar de gasten zich verzamelen rond barretjes en eetstalletjes. ‘s Avonds gaan de vuren aan, stappen de sprekers van het podium en verschijnt het entertainment ten tonele. Na een bruisend feest duikt iedereen een tentje in op het terrein, om de volgende ochtend verder te gaan met activiteiten. Het zakelijke festival, het klinkt prachtig – maar is de markt er al klaar voor?
Cultuurverandering
“Beeld je in dat we de deuren van deze gebouwen open zetten…” Martijn Lebbink staat op het terrein van Vliegveld Twenthe, de gloednieuwe evenementenlocatie op een voormalige luchtmachtbasis bij Enschede. We staan op een plein, omringd door bomen en aan twee zijden begrensd door gebouwen. Links twee hangaars met grote garagedeuren, recht voor ons de brede roldeur van de grootste evenementlocatie op het terrein: de immense Hangar 11, met een oppervlak van 9000 vierkante meter. “Hier in de opening van Hangar 11 staat een podium met sprekers, in plaats van een bandje. In die twee gebouwen links heb je verschillende workshops. Je kunt er zelfs aan denken om op het terrein wat containers neer te zetten, waarin je subsessies organiseert.”
“Na een bruisend feest duikt iedereen een tentje in op het terrein, om de volgende ochtend verder te gaan met activiteiten.”
In evenementenlocatie DeFabrique in Utrecht ziet men de vraag naar festival-achtige evenementen groeien. Juist voor zakelijke evenementen en congressen, vertelt Eugene Lubbers. “Vroeger had een congres een vast programma met sessies, waar de bezoeker zich van tevoren voor moest inschrijven. Maar tegenwoordig is het veel meer snack-achtig. Je hebt verschillende subsessies, waar je bij mag zitten als je wil. Maar je mag je ook vrij voelen om halverwege weg te lopen, of gewoon ergens met mensen te gaan zitten praten. Het is jouw tijd en jouw kennis die je opdoet.”
Wat in DeFabrique kan, kan minstens zo goed op Vliegveld Twenthe, denkt commercieel manager Martijn Lebbink. Het terrein strekt zich uit over vijftig hectare grond, met grote stukken grasveld, beschutte pleinen, authentieke F-16 shelters en munitiebunkers, maar ook spectaculaire binnenruimtes zoals in de hangar. De evenementenlocatie leent zich dus perfect voor een festival-achtige setting, waarbij sessies verspreid over het terrein plaatsvinden. “Maar het festival is ook geschikt als je bijvoorbeeld een cultuurverandering wil doorvoeren in je bedrijf. Waarom zou je dat niet doen op een manier waar mensen zich prettig bij voelen? Het is iets nieuws, wat de evenementenmarkt weer een stukje verder brengt.”
Uncorporate sfeer
De zakelijke evenementenmarkt verandert. Liepen we voorheen braaf in de pas om een van tevoren bedacht programma te volgen – vandaag de dag is het vrijheid blijheid dat de klok slaat. Interactiviteit en keuzevrijheid zijn net zo belangrijk voor een event als goede sprekers. De ontwikkelingen op festivalgebied worden dan ook op de voet gevolgd door de zakelijke markt: kijk naar trends als foodtrucks bij de event catering en locaties die tijdens een congres zijn ingericht als festivalterrein.
“Het festival is ook geschikt als je een cultuurverandering wil doorvoeren in je bedrijf. Waarom zou je dat niet doen op een manier waar mensen zich prettig bij voelen?”
Het concept ‘festival’ leent zich voor meer dan alleen met de handjes in de lucht op muziek, meent Rob de Otter Jr. van live communicatiebureau de Otter Creators. “Het is een perfect middel om samen authentieke herinneringen te creëren. Het versterkt de saamhorigheid tussen medewerkers of de band met relaties op een vernieuwende manier. Een corporate festival heeft een andere impact. De sfeer is eigenlijk heel ‘uncorporate’. Mensen zijn in een ongedwongen mood en hebben alle vrijheid. Kortom; alles behalve een voorspelbaar programma.”
Een jaar geleden lanceerde de Otter Creators Corporatefestivals.com, nadat zij een 2 daags festival organiseerden voor het personeel van een groot uitzendbureau. “Een corporate festival was één van de concepten die we hebben gepitcht. Inclusief een overnachting van 1.300 medewerkers in tenten. Dat was wel even out of the box, zoiets was nog niet eerder gedaan. Het heeft natuurlijk ook wel wat haken en ogen. Overnachten in een tentje werpt vragen op als: hoe ver lig je dan van je collega af?” Het hele festival was afgestemd op de identiteit van de opdrachtgever. Zelfs de 130 tenten zijn in de vorm van het logo van het bedrijf neergezet.
“De opdrachtgever kan het festival net zo indelen als die wil. De ene organisatie zal meer nadruk willen leggen op het feest en de muziek en de andere meer op inhoudelijke doelstellingen. De kunst is om een corporate event en een echt festival zo samen te laten gaan dat je het beste uit de twee werelden haalt. Scherpe randjes van een festival eraf halen zonder dat het ten koste gaat van de authentieke beleving. Butlerservice in de tenten is daar een goed voorbeeld van.”
Glamping
Eventmarketingbureau Dechesne & Boertje merkt dat de meerdaagse festivalvorm met name voor interne evenementen van bedrijven in trek is. “We zien de festivalvorm al een paar jaar groeien, zeker bij eendaagse congressen voor relaties. Maar dit jaar zien we voor het eerst bij interne events ook de vraag naar meerdaagse festivals toenemen”, vertelt mede-eigenaar Lennart Peeperkorn. “Wij merken dat bedrijven met bijzondere evenementen voor de medewerkers hun bedrijfscultuur onder de aandacht willen brengen. Wij noemen het de cultuurbooster.”
“De kunst is om een corporate event en een echt festival zo samen te laten gaan dat je het beste uit de twee werelden haalt.”
Zo is het bureau momenteel bezig met de organisatie van een groot event voor een bedrijf in de financiële sector. “Dit bedrijf is erg aan het veranderen en wil haar medewerkers bedanken voor de inzet. De directie wil daarnaast de samenwerking verbeteren en de vaste kolommen in de organisatie doorbreken. Die medewerkers zijn gewend om op hele luxe settings te komen. Dus we halen ze uit de comfort zone: ze worden gedumpt op Vliegveld Twenthe, een heel ruige locatie, waar ze samen obstakels moeten zien te overwinnen. Daarvoor hebben we een hele stoere game bedacht, niet Teambuilding 2.0, maar 8.0. Met de activiteiten verdienen ze uiteindelijk een feest, waarna ze in tenten op het terrein blijven slapen. Maar het is wel glamping hoor, heel luxe kamperen met boxsprings in tentjes.”
Voor externe evenementen zoals relatie events is de festivalvorm ook interessant, stelt Peeperkorn. “Wij geloven in de driepoot inhoud, energie en interactie. Op dit soort evenementen versterkt dat elkaar heel erg. Het format van een festival, waarin de bezoeker zijn of haar eigen programma kan samenstellen, komt niet uit de lucht vallen. Iedereen wordt mondiger, en dat komt ook tot uiting in de event programmering. Bezoekers willen zelf kiezen wat ze doen: of ze nou of kennis opdoen bij een presentatie, of met een drankje in de hand gaan netwerken. De festivalachtige opzet is een manier om die behoefte goed te bedienen. Niemand is verplicht om alles bij te wonen: de bezoekers kunnen zelf shoppen naar welke presentaties ze gaan. De één komt voor kennis, de ander om te netwerken. Op deze manier kunnen ze zelf bepalen hoe ze de dag doorbrengen.”
Festivalterrein
Een zakelijk festival heeft dus een ‘uncorporate’ sfeer, de bezoekers krijgen de mogelijkheid om zelf te shoppen welke presentaties ze bijwonen, en kan met bijvoorbeeld een butlerservice of boxsprings in tenten zo luxe worden gemaakt als je maar wil. Maar waar moet een corporate festivalterrein aan voldoen?
“Het is een besloten terrein, dus je gasten kunnen helemaal ondergedompeld worden in hun eigen sfeer.”
Goede festivalterreinen waren volgens Rob de Otter Jr. niet makkelijk te vinden: “De locaties waar grote festivals plaatsvinden hebben weinig voorzieningen, dus je moet alles zelf aanleggen. Inmiddels hebben we alle locaties door het land in kaart gebracht; met water rondom, klein, groot, binnen én buiten. We houden altijd rekening met een slecht weer scenario en zorgen dat we alles ook naar een overdekte ruimte kunnen verplaatsen.”
Een combinatie van veel ruimte binnen en buiten maakt een locatie ideaal voor festivals, zo meent Lennart Peeperkorn van Dechesne & Boertje. “Buiten is geen voorwaarde voor een dergelijk evenement – de kracht van het festival ligt in de vrije keuze in het programma. Maar als het kan dan is dat wel een toegevoegde waarde. Een locatie als Vliegveld Twenthe is ideaal: er zijn daar geloof ik wel 83 gebouwen, waaronder allemaal prachtige bunkers, shelters en een gigantische hal. Het is heel goed mogelijk om daar flexibel om te gaan met de weersomstandigheden. Het aantrekkelijke van deze locatie is daarnaast dat je het gebied je als organisator eigen kan maken – het is een besloten terrein, dus je gasten kunnen helemaal ondergedompeld worden in hun eigen sfeer.”
Bron: Greater Venues